Teknik Dalam Persidangan

 

I. PENDAHULUAN

Pengambilan keputusan (Decision Making) dalam suatu keputuasan merupakan hal yang palingg penting untuk dilakukan. Apabila organisasi tersebut dihadapkan kepada situasi yang rumit, mengancam kelangsungan hidup organisasi. Pada hakekatnya konsep dasar pengmabilan keputusan mengandung pengertian strategis bagi pertumbuhan dan pengmbangan organisasi.

Dalam hukum organisasi seyogyanya pengmabilan keputuasan dilakukan oleh seorang Pemimpin/Ketua, konsekwensinya seorang pemimpin selayaknya berprilaku strategis dengan karakteristik memiliki kemampuan untuk memecahkan persoalan-persoalan organisasi yang prinsipil.

Maka dari itu kita sebagai anggota Gerakan Pramuka Penegak yang mempunyai tugas untuk mengembangkan organisasi kita perlu mengetahui tata cara bersidang.

II. PENGERTIAN DAN UNSUR PERSIDANGAN

Sidang adalah suatu pertemuan formal di antara beberapa orang guna membicarakan suatu permasalahan dan berusaha mencari keputusannya. Unsur Persidangan meliputi:

1. Tempat/ruangan sidang

2. Waktu sidang
3. Perlengkapan Sidang
4. Peserta Sidang
5. Pemimpin sidang
6. Acara Sidang
7. Tata tertib Sidang
8. Sekretaris Sidang
9. Keputusan Sidang

a. Tempat / Ruangan sidang

1. 1. Cukup luas dan dapat menampung seluruh peserta
2. 2. Terdapat ruangan panitia, ruangan penceramah, ruang konsumsi, ruang sholat, dan ruang persidangan.
3. 3. Keamanan hendaka terjamin dan tidak bising
4. 4. Ventilasi baik jika perlu pakai fan
5. 5. Cukup air dan terdapat water closet (WC)
6. 6. Bila ada sidang komisi maka tempat harus disediakan secara terpisah

b. Waktu Sidang

Untuk kelancaran sidang guna mencapai tujuan maka di perlukan adanya disiplin waktu yang tinggi :

1. Memperhatikan kesempatan peserta untuk hadir.
2. Di usahakan jangan mengganggu sholat.
3. Jadwal waktu sholat harus disesuaikan dengan masalah-masalah yang akan dibahas
4. Waktu harus digunakan se-efisien mungkin
5. Waktu sholat harus diperhatikan
6. Waktu berkahir sidang harus ditentukan
7. Waktu yang berhubungan dengan sidang harus disampaikan kepada peserta

c. Perlengkapan yang harus dipenuhi

• Kursi dan meja sidang secukupnya
• Penerangan yang cukup dan memadai kesehatan mata.
• Palu sidang, Papan Nama, Papan Tulis, Podium, dan Sound Sistem
• Draft atau bahan Persidangan atau rancangan sidang

d. Peserta dan Pimpinan Sidang

1. Anggota Pramuka yang diundang oleh penyelenggara
2. Mengetahui dan mengerti masalah yang akan di bahas
3. Pembicaraan harus di arahkan untuk memecahkan masalah
4. Tidak emosional dalam menghadapi masalah; Pepatah mengatakan : Boleh hati panas tapi kepala tetap dingin.
5. Saling menghargai pendapat sesama anggota

Sukses atau tidaknya sidang, sangat dipengaruhi kepada pimpinan sidang, oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang

e. Tugas dan Kewajiban Pimpinan Sidang

1. Pimpinan sidang bertugas mengarahkan perserta sidang untuk menyelesaikan masalah
2. Meminta persetujuan peserta dalam menyusun acara dan tata tertib
3. Menjelaskan masalah yang akan dibahas
4. Menjaga kelancaran dan tata tertib sidang
5. Memberikan masalah, menyalurkan dan mengarahkan pembicaraan peserta
6. Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil pembicaraan
7. Mengusahakan mendapatkan kesepakatan dalam keputusan

f. Acara Sidang

Acara sidang atau agenda sidang harus di persiapkan oleh penyelenggara persidangan, acara sidang tentunya membicarakan masalah pokok yang akan dibahas dalam persaidangan. Konsep acara ini disodorkan oleh pimpinan sidang kepada peserta untuk di minta persetujuan dan pembahsannya di lakukan satu perasatu sesuai aturan main yang berlaku.

g. Tata Tertib Persidangan

Agar acara persidangan dapat berjalan lancar dan mencapai tujuan yang diinginkan maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanya kelancaran, efektifitas dan itensitas tersebut. Oleh karena itu perlu di susun tatatertib yang menyangkut :

1. Hak-hak peserta dan kewajiban mereka dalam persidangan
2. Merujuk pada konstitusi Gerakan Pramuka
3. Pengaturan Hak suara dan bicara dalam persidangan
4. Pengaturan pemilihan pimpinan sidang (presidium sidang) dan hak serta kewajiban pimpinan sidang
5. Peraturan tentang pengambilan keputusan

h. Sekretaris / Notulen Persidangan

Setiap persaidangan harus ada notulen yang bertugas untuk mencatat jalannya persidangan dan segala hal yang terjadi dalam persidangan untuk di jadikan bukti bilamana ada hal yang di tinjau kembali mengenai persidangan.

i. Keputusan-Keputusan Sidang

Macam-macam pengambilan keputusan yang biasa dilakukan :

1. Keputusan Demokratis; keputusan diambil dengan sejumlah peserta yang hadir ditambah satu.
2. Keputusan dengan jumlah suara terbanyak atau voting; keputusan dianggap syah apabila di setujui oleh duapertiga dari jumlah peserta
3. Keputusan Aklamasi; keputusan dianggap sah jika semua jumlah peserta menyetujui.
4. Keputusan Kompromi; Keputusan yang berdasarkan persetujuan antara peserta setelah satu sama lain mendiskusikan dan saling menyetujui (Lobby).

Proses Pengambilan Keputusan :

1. Kulaifikasi; Saling menyatakan pendapat diantara masing-masing peserta.
2. Interfretasi; Penafsiran pendapat agar diperoleh pendapat yang jelas.
3. Diferensiasi; Ada perbedaan pendapat secara perorangan.
4. Polarisasi; Motif-motif yang sama dikumpulkan untuk mendaptkan gambaran yang jelas.
5. Integrasi; Penyatuan semua pendapat yang merupakan kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang dan dapat dijadikan sebagai keputusan.

III. TATA CARA PENGGUNAAN PALU SIDANG

1. Palu sidang dengan satu kali ketukan

• Untuk menerima (dengan masalah) dan menyerahkan (dengan hamdalah) pimpinan sidang.
• Untuk memberikan perhatian kepada salah seorang atau seluruh peserta.
• Untuk men-Skor Sidang dalam waktu 1x15 menit atau 1x30 menit
• Untuk mengambil keputusan-keputusan sementara dalam point-point dalam setiap persidangan.

2. Palu sidang dua kali diketuk

• Untuk men-skor sidang 2x15 menit atau lebih
• Mencabut skorsing / membuka sidang kembali

3. Palu Sidang diketuk tiga ketukan

1. Untuk meresmikan pembukaan acara / kegiatan
2. Untuk meresmikan penutupan acara / kegiatan
3. Untuk mengesahkan keputusan secara keseluruhan

IV. ISTILAH-ISTILAH PERSIDANGAN

1. Skorsing; Menghentikan dalannya persidangan untuk sementara waktu
2. Lobbying; Menhentikan jalannya persidangan dalam waktu singkat untuk mencari kesesuaian paham yang tidak dapat diambil dalam persidangan.
3. Interuspi; Pemotongan pembicaraan dalam pembicaraan dari satu orang terdapat orang lain
4. Interupsi point in of order; Pemotongan pembicara dari satu peserta terhadap peserta lainnya karena menyimpang permasalahan yang sedang di bahas.
5. Interupsi pint out of order; Pemotongan pembicaraan untuk menyampaikan suatu di luar permasalahan.
6. Interupsi Information; Memotong pembicaraan untuk menyampaikan informasi
7. Interupsi point of previllage; Memotong pembicaraan karena sidang menyinggung masalah pribadi.
8. Interupsi point of Glearification; Memotong pembicaraan untuk menjernihkan permaslahan.

V. ETIKA SIDANG

1. Dalam menyampaikan alasan-alasan, saran, sanggahan, atau pendapat tidak keluar dari kontek pembicaraan.

2. Mengikuti prosedur dan teknik sidang yang telah di sepakati bersama
3. Dalam meyampaikan keberatan atau suatu persoalan tidak menunjuk orang tertentu.
4. Memperhatikan kepentingan bersama
5. Memperhatikan Performance; Kebersihan berpakaian, Kerapihan dan Sikap selama bersidang

 

Diedit Saeful Ridwan, BR dan Update Documentation : 30 Oktober 2000 by Tarmin Abdulghani Dalam kondisi sakit dan kesunyian hati)

---

• Mantan Ketua Dewan Kerja Ranting Astanaanyar – Kodya Bandung Masa Bakti tahun 1992-1994
• Mantan Sekretaris Dewan Kerja Rantung (DKR) Pramuka Penegak dan Pandega Astanaanyar  Kodya Bandung masa bakti tahun 1992-1994